เห็นผู้ติดต่อสองครั้งที่ควรมีเพียงคนเดียว? ไม่ใช่วิสัยทัศน์ของคุณที่เป็นปัญหา - คุณเพียงแค่มีกรณีของผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน หลีกเลี่ยงการเดินทางไปพบนักตรวจวัดสายตาโดยไม่จําเป็นด้วย Contact Merge เราจะแสดงวิธีผสานผู้ติดต่อและการสนทนาของพวกเขาสําหรับมุมมองแบบองค์รวมของลูกค้าในพื้นที่ทํางานของคุณ นอกจากนี้ เราจะอธิบายว่าผู้ติดต่อที่ซ้ํากันเกิดขึ้นได้อย่างไร และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ควรนํามาใช้เมื่อรวมเข้าด้วยกัน

การผสานผู้ติดต่อ: การจัดการกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน

ก่อนอื่นเรามาพูดถึงการทําสําเนาผู้ติดต่อ เพื่อให้เข้าใจถึงคุณค่าของเครื่องมือ Contact Merge คุณจําเป็นต้องทราบวิธีการสร้างและสังเกตโปรไฟล์ที่ซ้ํากันบน respond.ioรวมถึงเหตุผลที่บริษัทต่างๆ ควรรวมผู้ติดต่อเข้าด้วยกัน

สาเหตุทั่วไปของการทําซ้ําการติดต่อ

ความได้เปรียบในการแข่งขันที่สําคัญของ respond.io คือเชื่อมโยงธุรกิจกับลูกค้าในทุกช่องทาง ข้อความขาเข้าแรกแต่ละข้อความจากแชนเนล ไม่ว่าจะเป็นอีเมล เว็บแชท หรือแอปส่งข้อความ จะสร้างผู้ติดต่อใหม่เพื่อใช้เป็นวิธีที่ใช้งานได้จริงในการสร้างรายชื่อผู้ติดต่อ

มีเหตุผลบางประการที่ผู้ติดต่อจะติดต่อผ่านช่องทางต่างๆ ประการหนึ่งผู้ติดต่อที่ใจร้อนจะส่งข้อความถึงธุรกิจในสองสามช่องทางในเวลาเดียวกันโดยหวังว่าจะมีการตอบกลับที่รวดเร็วขึ้น

พวกเขายังสามารถเริ่มการสนทนาในช่องทางต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไปตามความสะดวก บางทีพวกเขาอาจชอบใช้ WhatsApp เมื่ออยู่บนมือถือและเว็บแชทเมื่ออยู่บนเดสก์ท็อป ซึ่งจะส่งผลให้โปรไฟล์ผู้ติดต่อแยกจากกัน

ผู้ติดต่อที่ซ้ํากันตรวจพบโดยการใช้ที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ซ้ํา

ดังนั้นอย่างไร respond.io รู้จักการทําซ้ําการติดต่อ? แพลตฟอร์มนี้ถือว่าหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลไม่ซ้ํากัน การใช้อย่างใดอย่างหนึ่งซ้ําจะแจ้งเตือนแพลตฟอร์มของคุณสมบัติหลักที่ทับซ้อนกันระหว่างสองโปรไฟล์

สมมติว่าผู้ติดต่อติดต่อธุรกิจบน WhatsApp และ Telegram. หากทั้งสองช่องลงทะเบียนด้วยหมายเลขโทรศัพท์เดียวกัน respond.io จะตรวจจับคุณสมบัติการติดต่อที่ตรงกัน

ปัญหาเกี่ยวกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน

สิ่งนี้นําเราไปสู่คําถามต่อไป: เหตุใดคุณจึงควรรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน มีเหตุผลสองสามประการที่คุณอาจไม่ต้องการให้การทําซ้ําผู้ติดต่อไม่ถูกเลือก

ประการแรกการโต้ตอบกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพ สมมติว่าลูกค้าสอบถามเกี่ยวกับการส่งเสริมการขายทั้งบน WhatsApp และ Telegram. การจัดการกับลูกค้ารายเดียวกันใหม่ในแต่ละช่องทางจะทําให้คุณเสียเวลาและกําลังคน

หากรวมโปรไฟล์คุณจะสังเกตเห็นได้ทันทีว่าพวกเขาถามคําถามเดียวกันสองครั้ง การแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณได้รับข้อความทั้งสองและตอบกลับเพียงครั้งเดียวบ่งบอกถึงความสนใจในระดับสูงในการจัดการลูกค้า

ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นอีกประการหนึ่งของผู้ติดต่อที่ซ้ํากันคือความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของการส่งสแปมโดยไม่ได้ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น การส่งการออกอากาศเดียวกันไปยังผู้ติดต่อหลายครั้งอาจทําให้คุณถูกรายงานว่าเป็นสแปม ซึ่งจะลด ระดับคุณภาพ ของคุณในช่องต่างๆ เช่น WhatsApp

โซลูชันผสานการติดต่อที่หรูหราด้วย respond.io

การจัดการผู้ติดต่อเป็นจิ๊กซอว์การดําเนินงานที่มีค่าสําหรับธุรกิจส่วนใหญ่ ในขณะที่หลายแพลตฟอร์มอนุญาตให้ผู้ใช้รวมผู้ติดต่อ แต่วิธีที่ไม่เหมือนใคร respond.io แนวทาง การรวมผู้ติดต่อมีข้อดีหลายประการ

ลองสํารวจข้อดีเหล่านี้โดยสังเขป

การผสานผู้ติดต่อ: พร้อมท์คําแนะนําเพื่อรวมผู้ติดต่อ

แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ใช้ค้นหาหรือค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ํากันด้วยตนเอง ในทางตรงกันข้าม respond.io ทําการยกของหนักโดยการแจ้งเตือนผู้ใช้แพลตฟอร์มเกี่ยวกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันและแจ้งให้ผสาน

Contact Merge: ผสานการสนทนาข้ามช่องทาง

การผสานผู้ติดต่อไม่เพียงแต่รวมรายชื่อที่ซ้ํากันและคุณสมบัติของพวกเขา แต่ยังรวมช่องทาง ข้อความ กิจกรรม และความคิดเห็นทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับทั้งสองไว้ในโปรไฟล์เดียว

การสนทนาข้ามแชนเนลจะแสดงตามลําดับเวลาบนอินเทอร์เฟซที่ราบรื่นและเลื่อนได้ในคอนโซลการส่งข้อความ สิ่งนี้จะสร้างภาพรวมที่ครอบคลุมของผู้ติดต่อและการโต้ตอบทั้งหมดของพวกเขากับธุรกิจ

การรวมผู้ติดต่อ: เก็บข้อมูลผู้ติดต่อหลังจากการรวม

แทนที่จะบันทึกเพียงคุณสมบัติเดียวต่อฟิลด์และลบข้อมูลอื่นๆ โดยอัตโนมัติ respond.io รักษาคุณสมบัติและการเชื่อมต่อแชนเนลสําหรับโปรไฟล์ผู้ติดต่อทั้งสองเมื่อผสาน

คุณสามารถเลือกช่องที่จะส่งข้อความถึงผู้ติดต่อได้จากตัวเลือกช่องในเครื่องมือเขียนข้อความ

ตอนนี้คุณเข้าใจได้อย่างรวดเร็วแล้วว่าทําไมคุณควรรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากันนี่คือบทสรุปเกี่ยวกับวิธีการต่างๆในการรวมผู้ติดต่อบนแพลตฟอร์ม

วิธีผสานผู้ติดต่อบน respond.io

การรวมผู้ติดต่อสามารถทําได้ในบางโมดูลโดยผู้ใช้ที่มี ระดับการเข้าถึงที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถรวมรายชื่อติดต่อหลายรายการเข้าด้วยกันได้ แต่สามารถรวมโปรไฟล์ได้ครั้งละสองโปรไฟล์เท่านั้น

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีผสานรายชื่อในโมดูลต่างๆ

ตัวแทน: ผสานผู้ติดต่อในโมดูลข้อความ

โดยทั่วไปแล้วตัวแทนจะเป็นคนแรกที่เข้าแถวเพื่อติดต่อกับผู้ติดต่อที่ติดต่อ หากตรวจพบคุณสมบัติผู้ติดต่อที่ซ้ํากันระหว่าง การสนทนาขาเข้า แพลตฟอร์มจะแจ้งให้ตัวแทนทราบเกี่ยวกับโอกาสในการผสาน

คําแนะนําการผสานจะแสดงในแท็บช่องของโปรไฟล์ผู้ติดต่อในโมดูลข้อความ ตัวแทนสามารถตรวจสอบความถูกต้องของคําแนะนําการผสานและดําเนินการผสานต่อไปได้หากผู้ติดต่อซ้ํากันจริง

1. ไปที่ผสานคําแนะนํา

ในแท็บช่อง ให้เลื่อนลงไปที่ด้านล่างของรายการช่องที่เชื่อมต่อจนกว่าคุณจะมาถึงส่วนคําแนะนําการผสาน

2. ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

คลิกที่โปรไฟล์ที่แนะนําและตรวจสอบให้แน่ใจว่านี่เป็นผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน หากทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อเดียวกัน ให้เริ่มการผสานโดยคลิกที่ไอคอนผสานถัดจากโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

3. เลือกคุณสมบัติการติดต่อที่สําคัญ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่นหากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันให้เลือกว่าจะเป็นอีเมลหลักสําหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกที่ Merge Contact

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่ม ผสานผู้ติดต่อ

เจ้าของหรือผู้จัดการ: ผสานผู้ติดต่อที่แดชบอร์ด

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ต้องการให้ตัวแทนรับผิดชอบในการรวมรายชื่อติดต่อ เจ้าของพื้นที่ทํางานหรือผู้จัดการที่ต้องการจัดการการผสานด้วยตนเองสามารถทําได้ทุกเวลาที่แดชบอร์ด

1. ไปที่ผสานคําแนะนํา

เลื่อนแดชบอร์ดลงไปยังส่วนคําแนะนําการผสานเพื่อดูว่ามีการผสานที่ได้รับแจ้งหรือไม่

2. ตรวจสอบโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

คลิกที่โปรไฟล์ที่แนะนําและตรวจสอบให้แน่ใจว่าโปรไฟล์เหล่านี้เป็นผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน หากทั้งสองโปรไฟล์เป็นของผู้ติดต่อเดียวกัน ให้เริ่มการผสานโดยคลิกที่ไอคอนผสานถัดจากโปรไฟล์ที่ซ้ํากัน

3. เลือกคุณสมบัติการติดต่อที่สําคัญ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสําหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกที่ Merge Contact

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่ม ผสานผู้ติดต่อ

เจ้าของหรือผู้จัดการ: ผสานผู้ติดต่อผ่านโมดูลรายชื่อ

ในบางสถานการณ์ เจ้าของหรือผู้จัดการอาจทราบโปรไฟล์ที่ซ้ํากันซึ่งไม่แชร์ตัวระบุคีย์ใดๆ กรณีนี้อาจเกิดขึ้นได้หากผู้ติดต่อสลับไปมาระหว่างหมายเลขที่ทํางานกับหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวหรือที่อยู่อีเมลขณะสนทนากับธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไป เป็นต้น

เนื่องจากจะไม่มีข้อความแจ้งใด ๆ สําหรับการผสานผู้ติดต่อในกรณีนี้คุณจะต้องค้นหาผู้ติดต่อที่ซ้ํากันเหล่านี้ด้วยตนเอง ตรวจสอบอย่างไม่ต้องสงสัยว่าพวกเขาเป็นคนเดียวกันจริงๆ จากนั้นคุณควรดําเนินการผสานต่อไป

1. เลือกโปรไฟล์ที่คุณต้องการรวม

คลิกที่ช่องทําเครื่องหมายถัดจากสองโปรไฟล์ในแถวผู้ติดต่อ ถ้าที่ติดต่อมีโปรไฟล์ที่ซ้ํากันที่สาม จะสามารถเข้าร่วมได้หลังจากทําการผสานครั้งแรก

2. คลิกที่ผสาน

ปุ่มผสานจะปรากฏที่ด้านบนของส่วนหัวของคอลัมน์ คลิกเพื่อเริ่มต้นการผสาน

3. เลือกคุณสมบัติการติดต่อที่สําคัญ

คลิกที่ปุ่มที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันคุณสมบัติหลักที่คุณต้องการบันทึกเป็นค่าเริ่มต้นหากแตกต่างกันในทั้งสองโปรไฟล์ ตัวอย่างเช่น หากแต่ละโปรไฟล์มีที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน ให้เลือกอีเมลหลักสําหรับผู้ติดต่อ

4. คลิกที่ Merge Contact

ยืนยันการผสานโดยคลิกที่ปุ่ม ผสานผู้ติดต่อ

อย่างที่คุณเห็นสิ่งเหล่านี้เป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมาในการรวมผู้ติดต่อ ที่กล่าวว่ามีนิสัยที่ดีบางอย่างที่ผู้ใช้สามารถฝึกฝนได้

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรวมผู้ติดต่ออย่างมีประสิทธิภาพ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดชุดนี้ประกอบด้วยสององค์ประกอบหลัก วิธีแรกจะจัดการกับวิธีสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่ครอบคลุมเพื่อแจ้งคําแนะนําในการผสานหากตรวจพบผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน และวิธีที่สองช่วยให้มั่นใจได้ถึงความถูกต้องเมื่อรวมผู้ติดต่อ

มาดูการรวบรวมรายละเอียดการติดต่อเชิงรุกและวิธีที่มันมีส่วนช่วยในการจัดการผู้ติดต่อที่มีประสิทธิภาพ

รวบรวมคุณสมบัติการติดต่อล่วงหน้า

ช่องทางการส่งข้อความบางช่องไม่ได้เชื่อมโยงกับหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมล เนื่องจาก ช่องทางต่างๆ ต้องการการระบุตัวตนในรูปแบบที่แตกต่างกัน หากไม่มีตัวระบุคีย์เหล่านี้แพลตฟอร์มจะไม่สามารถตรวจจับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันได้

การรับรายละเอียดเหล่านี้ล่วงหน้าช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่สมบูรณ์และแชทกับผู้ติดต่อได้หลังจากปิดหน้าต่างการส่งข้อความ ตัวอย่างเช่น เฉพาะผู้ติดต่อเท่านั้นที่สามารถเปิดการสนทนาอีกครั้งได้ WeChat ในขณะที่ WhatsApp เรียกเก็บค่าธรรมเนียมการสนทนาใหม่สําหรับข้อความที่ส่งนอกกรอบเวลา 24 ชั่วโมง

หากต้องการสนทนาต่อโดยไม่มีข้อจํากัดเหล่านี้ คุณต้องมีช่องทางอื่น เช่น อีเมล

วิธีแรกในการรวบรวมคุณสมบัติเหล่านี้คือการใช้แบบฟอร์มก่อนการแชทบนวิดเจ็ตแชทบนเว็บของคุณ ก่อนที่ผู้ติดต่อจะเริ่มแชทกับคุณทางเว็บแชท ให้พวกเขากรอกแบบฟอร์มก่อนการแชทพร้อมช่องติดต่อที่จําเป็น

ตัดสินใจว่าฟิลด์ใด เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล เหมาะสมที่สุดสําหรับการเก็บข้อมูล ขึ้นอยู่กับกรณีการใช้งานของคุณหรือแอพส่งข้อความที่ต้องการในประเทศของคุณ

อีกวิธีหนึ่งในการรับคุณสมบัติที่ติดต่อที่สําคัญคือผ่าน ขั้นตอนการถามคําถามในเวิร์กโฟลว์ ตั้งค่าขั้นตอนการถามคําถามที่ต้องใช้หมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลเป็นส่วนหนึ่งของแบบฝึกหัด การเพิ่มข้อมูลของคุณ ในระหว่างการสนทนาขาเข้า

ตรวจสอบข้อมูลประจําตัวผู้ติดต่อ

ก่อนที่จะรวมผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน ให้ตรวจสอบรายละเอียดอย่างละเอียดเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นสองโปรไฟล์ของบุคคลเดียวกันจริงๆ หากต้องการตัดสินใจว่าคุณจําเป็นต้องรวมรายชื่อติดต่อหรือไม่ ให้ทําด้านล่าง:

• ตรวจสอบชื่อผู้ติดต่ออีกครั้ง
• ตรวจสอบตัวระบุอื่นๆ เช่น ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และข้อมูลประจําตัวในแชนเนลที่เชื่อมต่อ
• ตรวจสอบประวัติการสนทนาในโมดูลข้อความ รวมถึงการโต้ตอบบนแชนเนลอื่นๆ ที่เชื่อมต่อ เพื่อพิจารณาจากปัญหาหรือน้ําเสียงของพวกเขาว่าเป็นบุคคลเดียวกันหรือไม่

หากมีความไม่สอดคล้องกันในโปรไฟล์ของผู้ติดต่อที่ซ้ํากัน ให้เพิ่มความคิดเห็นเพื่อตรวจสอบตัวตนของพวกเขาในครั้งต่อไปที่พวกเขาติดต่อ จากนั้นตรวจสอบรายละเอียดและรับอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการเพื่อใช้เป็นค่าเริ่มต้นของแพลตฟอร์ม

หากมีหลักฐานเพียงพอว่าโปรไฟล์ทั้งสองเป็นของผู้ติดต่อเดียวกัน ให้ดําเนินการผสานต่อไป อย่ารวมรายชื่อหากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับข้อมูลประจําตัวของพวกเขา

ในกรณีที่ผู้ติดต่อสองรายถูกรวมเข้าด้วยกันอย่างไม่ถูกต้องเรามีให้คุณ

การผสานผู้ติดต่อ: การยกเลิกการรวมผู้ติดต่อ

ความผิดพลาดเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา และเราเตรียมพร้อมสําหรับสถานการณ์ดังกล่าว ไม่ต้องกังวลหากคุณรวมโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่แตกต่างกันสองโปรไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ

วิธียกเลิกการผสานผู้ติดต่อ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเหตุผลที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในการยกเลิกการผสาน เช่น โปรไฟล์ที่ผสานประกอบด้วยผู้ติดต่อสองรายที่แตกต่างกัน

1. ระบุผู้ติดต่อ

ค้นหาโปรไฟล์ที่คุณต้องการยกเลิกการผสานในโมดูลรายชื่อ

2. เริ่มต้นการติดต่อยกเลิกการผสาน

ที่ปลายสุดของแถวผู้ติดต่อ ให้คลิกที่จุดสามจุดเพื่อเปิดเมนูการดําเนินการและเลือกยกเลิกการผสานผู้ติดต่อ

3. ยกเลิกการรวมผู้ติดต่อ

กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้นเพื่อแสดงโปรไฟล์ผู้ติดต่อที่ผสานทั้งสองรายการพร้อมชื่อ ID และช่องทางที่เชื่อมต่อ เลือกโปรไฟล์ที่จะยกเลิกการผสานแล้วคลิกปุ่มยกเลิกการผสานที่ด้านล่าง โปรไฟล์จะถูกยกเลิกการผสานทันที

การยกเลิกการรวมต้องทําโดยเจ้าของหรือผู้จัดการเนื่องจากมีเพียงพวกเขาเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงโมดูลผู้ติดต่อได้ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าการสนทนาใดๆ ที่เกิดขึ้นในขณะที่รวมโปรไฟล์จะถูกเก็บไว้ในประวัติการสนทนาของโปรไฟล์เดียวเท่านั้น

การจัดการผู้ติดต่อที่มีประสิทธิภาพเป็นจุดแห่งความภาคภูมิใจ respond.ioสะท้อนให้เห็นในวิธีแจ้งเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับผู้ติดต่อที่ซ้ํากันแจ้งการผสานและให้ความยืดหยุ่นในการตัดสินใจว่าใครสามารถรวมผู้ติดต่อได้ จับตาดูการปรับปรุงเพิ่มเติมในเครื่องมือผสานผู้ติดต่อ

อ่านเพิ่มเติม

สนใจเรียนรู้วิธีการอื่น respond.io สามารถแก้ปัญหาธุรกิจของคุณได้หรือไม่? ตรวจสอบบทความเหล่านี้:

• แอพส่งข้อความยอดนิยม: แอพส่งข้อความยอดนิยม 2021
• Slack การแจ้งเตือน: การสร้าง Slack ขาเข้า Webhook
• ถามคําถาม: คู่มือวิธีใช้